Un estudio de la Universidad de Cranfield y Amadeus pone de relieve los beneficios de integrar las herramientas de autorreserva y gestión de gastos

Sólo el 9% de las empresas han integrado ambos sistemas

Conferencia ACTE (Múnich), 23 de octubre de 2007: La práctica totalidad de las empresas que utilizan una herramienta de autorreserva (HAT) desaprovechan los incrementos de la productividad que se derivan de su integración con los sistemas de gestión de gastos. Así lo ha puesto de relieve un nuevo estudio encargado por Amadeus, líder mundial en soluciones tecnológicas y de distribución para el sector de los viajes y el turismo, y realizado por el Centro de Estudios sobre Viajes de Empresa de la Universidad de Cranfield y la Asociación de Ejecutivos de Viajes de Empresa (ACTE, por sus siglas en inglés).

Este estudio, basado en una encuesta electrónica a 168 miembros de ACTE y entrevistas con nueve empresas, se centró en el impacto de las tecnologías para viajes, en especial en la integración de las herramientas de gestión de viajes y en cómo ésta repercute en la productividad empresarial. Mientras que el 45% de los encuestados ya había integrado una HAT en su intranet corporativa y el 32% en sus sistemas de recursos humanos, sólo el 9% de las empresas habían integrado su HAT con un sistema de gestión de gastos. Por otra parte, el 13% de estas compañías acababan de emprender proyectos de integración de HAT en sus sistemas de gestión de gastos.

Las ventajas de productividad son tangibles

De acuerdo con los encuestados, las ventajas de productividad más importantes que se pueden conseguir mediante la integración de las HAT con los sistemas de gestión de gastos se derivan de la exactitud y coherencia de los datos, específicamente en el sector servicios. Algunas de estas ventajas son:

·         Reducción del tiempo empleado en notificar los gastos de viaje.

·         Transferencia automática de los datos y las actualizaciones de los perfiles de viajeros.

·         Reducción del trabajo manual de introducción de datos relacionados con los viajes.

Estos factores añaden más peso a las conclusiones de un estudio publicado este año por Aberdeen Group^[1], que reveló que el coste de procesar los informes de gastos en las empresas con procesos de conciliación de gastos totalmente manuales era de 31,40 dólares, frente a los 15,10 dólares en aquéllas donde esta tarea está totalmente automatizada, alcanzándose un ahorro del 50%.

Elementos que favorecen la integración

El estudio revela que no importa qué soluciones busque la empresa o hasta dónde ha llegado en el proceso: los gestores necesitar saber cuáles son los elementos que impulsan la integración y seguir unas directrices básicas para garantizar el éxito del proyecto:

·         La aprobación de la dirección es esencial para realizar el proceso de evaluación:

o        Es imprescindible desarrollar parámetros de medición adecuados para conseguir apoyo y crear una base para medir el éxito del proyecto de integración.

·         El proyecto de integración debe ser prioritario para el departamento de informática:

o        Es vital anticiparse a las complejidades tecnológicas del proyecto, ya que muchas grandes empresas con varias sedes utilizan procesos tanto electrónicos como manuales, lo que dificulta la integración.

·         Los procesos y el nivel de concienciación de los empleados deben ser homogéneos en todo el mundo para reforzar el grado de cumplimiento de las políticas:

o        La formación de los empleados para que comprendan y cumplan determinados procesos homogéneos será determinante en el grado de cumplimiento.

·         La estandarización de otros procesos internos es necesaria antes de acometer el plan de integración:

o        Es necesario simplificar y estandarizar los procesos locales dentro de las limitaciones de las normas locales antes de poder implantar un nuevo sistema de gestión de gastos.

La integración por módulos es más atractiva

El estudio también confirma una clara preferencia por las soluciones modulares de integración de terceros, en detrimento de los enfoques personalizados. En el estudio, «modular» significa que varios sistemas diferentes se conectan mediante un middleware (software de comunicación) que crea enlaces entre ellos. «Personalizado» quiere decir que el sistema se diseñaría para adaptarse a la forma actual en la que una empresa lleva a cabo sus actividades, reduciendo al mínimo los cambios en los sistemas y procesos que son necesarios para implantar la nueva aplicación. El 68% de los encuestados optó por el enfoque modular. El 93% de ellos indicó que esta preferencia se basaba en diversas razones de índole técnica, estratégica y financiera. Si bien los sistemas personalizados encajan perfectamente con la forma en que cada empresa realiza sus actividades, el tiempo y el coste de desarrollo adicional y la necesidad del continuo apoyo técnico, actualizaciones y cambios en el diseño que suponen, acentuaban el atractivo de la solución modular. Una gran empresa de servicios financieros ha adoptado el enfoque modular precisamente por esta razón y por la velocidad con que podía implantarse en convivencia con sus sistemas actuales.

Marcos Isaac, Director of Corporate & Distribution Channels de Amadeus, valoró los resultados del estudio: «A las empresas que quieren emprender un proyecto de integración, les recomendaríamos que evaluaran primero sus procesos actuales de gestión de viajes y gastos y midieran el tiempo que transcurre desde los preparativos del viaje hasta que se remite el informe de gastos para su reembolso. Esto les dará una idea muy clara de los puntos en los que se puede mejorar la productividad y les ayudará a obtener el apoyo de la dirección. Si los sistemas tecnológicos se simplifican y estandarizan, y si se ejecuta una estrategia con incentivos que fomente su adopción por parte de los empleados en el proceso de transición, la productividad pueden incrementarse un 50%, según el estudio de Aberdeen, además de mejorar la experiencia global de viaje».

Notas a redactores

Puede encontrar el informe completo de este estudio en:

www.amadeus.com/corporations/integrationWP.

El estudio se realizó en el tercer trimestre de 2007 y en él participaron 168 gestores de viajes de empresa. El 80% de las empresas que participaron en el estudio son grandes compradores de productos de viajes. Algo menos del 30% de ellas gastan más de 100 millones de dólares al año. El mayor número de respuestas procedió de gestores de viajes estadounidenses (54%), seguidos de europeos (29%) y canadienses (7%). En Europa, la mayoría de las respuestas procedió del Reino Unido, los Países Bajos y Bélgica.

Amadeus es el socio tecnológico preferente para proveedores, distribuidores y compradores de productos turísticos. La compañía ofrece soluciones de distribución, gestión y venta que ayudan a los clientes a adaptarse, crecer y tener éxito en el cambiante mercado de los viajes. Entre los grupos de clientes de la compañía, destacan proveedores (aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de coches, compañías ferroviarias, líneas de ferry, líneas de crucero, empresas de seguros y touroperadores), distribuidores de productos turísticos (agencias de viajes) y compradores de viajes (empresas y viajeros). Las soluciones de la compañía se agrupan en cuatro categorías: Distribución & Contenido, Ventas & Comercio Electrónico, Gestión Empresarial y Servicios & Consultoría.

La compañía es propiedad de WAM Acquisition, cuyos accionistas son BC Partners, Cinven, Air France, Iberia y Lufthansa. En todo el mundo, Amadeus cuenta con casi 7.600 empleados de 95 nacionalidades.

Si desea más información sobre Amadeus, visite www.amadeus.com.

Soluciones para empresas

El objetivo de Amadeus es ofrecer tecnología para viajes de última generación que fomente la colaboración entre todos los actores del sector de los viajes y el turismo. Para conseguirlo, estamos invirtiendo en una serie de soluciones y componentes tecnológicos que permitirán integrar totalmente los contenidos, los datos y los sistemas, tanto si son de Amadeus como de otros proveedores. Durante los próximos años, Amadeus hará extensivo su enfoque exclusivo a los viajes de empresa. Al suministrar soluciones tecnológicas que abarcan todos los pasos del viaje, la herramienta de reserva por Internet actual evolucionará para ir más allá de la simple reserva y ofrecer la Experiencia de Viaje Total a los que se desplazan por negocios. La evolución hacia las tecnologías móviles es un elemento esencial de cómo debería ser la experiencia de viaje.

Amadeus e-Travel Management, la solución de Amadeus para viajes de negocios, ayuda a las empresas a gestionar sus programas globales de viajes con más eficacia y rentabilidad. Esta solución ayuda a los que viajan por negocios a planificar, personalizar y comprar sus viajes respetando las directrices de sus empresas en materia de viajes.

Más de 1.500 empresas de todo el mundo con más de un millón de usuarios activos utilizan Amadeus e-Travel Management para integrar todos los elementos de sus programas en una solución intuitiva y fácil de administrar. Algunos de sus clientes son Altría, Cemex, Daimler Chrysler, Ericsson, Huntsman, Nestlé, Total y Thales.

Contactos de prensa

Imprimir