France Télécom choisit Amadeus pour la gestion des déplacements de ses collaborateurs et ses outils de réservation en ligne

Contexte et choix
En 2007, France Télécom a implanté sa politique de voyages commune pour ses 90 000 collaborateurs en France (40 000 voyageurs potentiels). Les bases avaient été posées par Michel Dieleman dès 2003, quand il a été nommé Travel Manager du groupe. Il a d’ailleurs été élu, pour la deuxième année consécutive, Travel Manager de l’année en 2007 pour la mise en place, en "big bang" de la solution Convergence qui s’appuie sur l'outil d’e-booking Amadeus e-Travel Management (pour la réservation en ligne), connecté avec Ulysse Travel & Expenses d’Etap-on-line (pour la gestion des ordres de mission).
Michel Dieleman a retenu plusieurs critères dans son choix d’Amadeus en tant que partenaire technologique : « Pour nous, il était très important d’avoir un outil de réservation en ligne fiable, ergonomique et avec une bonne capacité d’intégration à Ulysse T&E. L’impact financier, que ce soit au niveau investissement ou des économies induites (directes et indirectes) a bien évidemment été pris en compte. Il était fondamental pour nous qu’Amadeus et Etap-on-line collaborent efficacement ensemble. »

Enjeux
En 2003, le groupe n’a pas de politique voyages commune. Son budget annuel voyages s’élève à 130 millions d’euros et occupe plus de 50 personnes pour la gestion des voyages et près de 60 collaborateurs pour la facturation. Les collaborateurs du groupe utilisent les services de 110 agences de voyages, il en résulte des modes de commandes hétérogènes nécessitant des ressources humaines très importantes et des moyens limités pour négocier avec les fournisseurs. Il devenait alors essentiel de rationaliser, harmoniser et dématérialiser la gestion des voyages au sein du groupe pour optimiser les coûts et les performances notamment grâce aux outils d’auto-réservation (ou Self Booking Tool) proposés par Amadeus.
À propos des besoins du groupe en matière de Self Booking Tool, Michel Dieleman précise d’ailleurs : « Les voyages sont préparés par les assistant(e)s ou le voyageur lui-même. Gagner en simplicité et rapidité est donc un élément fondamental. »
France Télécom se fixe quatre objectifs principaux pour la gestion de ses déplacements :
- mettre en place une politique voyages commune avec un fournisseur unique pour les 12 à 15 pays majeurs du groupe,
- consolider les dépenses,
- rationaliser et simplifier les procédures de paiements,
- automatiser les processus à tous les niveaux de l’organisation des déplacements.

Solution et résultats
De 130 millions en 2003, le budget voyages du groupe est passé à 98 millions d’euros en 2006 et environ 102 millions en 2007 (dont les deux tiers pour la France), avec 17 000 cartes corporate. Les économies réalisées sont de 30 à 60 % sur les frais transactionnels, de 2 % sur les dépenses de voyages et de 6 € en moyenne par voyage, sur les coûts indirects.

Un benchmark très poussé conduit au choix de la solution Convergence. Le contrat est signé en novembre 2005.

Entre 2006 et 2007, les différents outils ont été déployés de façon modulaire : Amadeus e-Travel Management intégré avec Ulysse T&E d’Etap-on-line au sein de la solution Convergence.
« Il s’agit de deux outils qui se complètent, on passe très facilement de l’un à l’autre. Le produit Convergence est donc très satisfaisant fonctionnellement » explique Michel Dieleman.
Carlson Wagonlit Travel a été retenu comme unique agence de voyages pour le traitement des réservations, et, pour les paiements, France Télécom a retenu les cartes corporate et cartes logées du Crédit Mutuel et de Mastercard.
Le déploiement des outils s’est fait très rapidement et le travail en amont entre France Télécom d’une part, et Amadeus, Etap-on-line et Carlson Wagonlit d’autre part, a été capital. Le paramétrage des outils a constitué un élément important pour une application stricte de la politique voyage de France Télécom. L’expertise technologique d’Amadeus s’est révélée très efficace pour y parvenir.
Selon Michel Dieleman : « La réussite de l’implémentation du Self Booking Tool est liée aussi bien à la qualité du produit qu’à l’accompagnement et à un écran d’accueil qui oriente automatiquement vers le Self Booking Tool dès qu’on entre dans l’outil en amont : Ulysse d’Etap on line. »
France Télécom est satisfait de sa collaboration avec Amadeus et les autres acteurs techniques impliqués. Michel Dieleman souhaite encore améliorer le taux d’adoption : « Maintenant que l’outil est déployé, nous exploitons les reporting afin de convaincre les  collaborateurs qui n’utilisent pas encore les outils mis en place. En faisant croître le taux d’adoption, nous nous efforçons de  coller le plus possible à nos objectifs d’économie et donc d’orienter nos collaborateurs vers les produits les plus adaptés. ». France Télécom a atteint un taux d’adoption supérieur à 55% pour le premier semestre 2008.

Jean-Louis Richard, PDG d’Amadeus France, se félicite pour sa part du choix fait par France Télécom : « Accompagner un groupe de l’envergure de France Télécom dans la conduite d’un tel changement représente une mission très importante pour nous. Dès le premier jour, le taux d’adoption de 40% de l'outil nous a conforté dans la qualité technique de nos solutions et dans l’expertise de nos équipes pour mener à bien ce challenge. Nous pensons bien continuer sur cette voie au coté des équipes de France Télécom. »

A propos d’Amadeus
Amadeus est le partenaire technologique de l ‘industrie du voyage pour les fournisseurs, vendeurs mais aussi les acheteurs de voyages. Amadeus fournit des solutions technologiques, de distribution et de point de vente, qui aident ses clients à s ‘adapter, à croître et à rencontrer le succès dans un secteur du voyage en perpétuel changement. Les clients d ‘Amadeus sont des fournisseurs de voyages (compagnies aériennes, hôtels, compagnies de location de voitures, compagnies ferroviaires et de ferries, croisiéristes, compagnies d ‘assurances et tour-opérateurs), des vendeurs de voyages (agences de voyages) et des acheteurs de voyages (les entreprises et voyageurs). Les solutions sont regroupées dans quatre catégories : Distribution & Contenu, Vente & e-Commerce, Business Management et Services & Consulting.

Les principaux sites d ‘Amadeus sont à Madrid (Corporate & Marketing), à Nice (Développement) et à Erding (Centre de traitement des données). Les bureaux régionaux sont situés à Miami, Buenos Aires et Bangkok. Amadeus gère les opérations de ses clients dans 76 pays couvrant plus de 217 marchés.

La société appartient à WAM Acquisition, dont les actionnaires sont BC Partners, Cinven, Air France, Iberia et Lufthansa. Amadeus compte, dans le monde entier, plus de 8 500 employés de 95 nationalités différentes.

Pour plus d ‘informations sur Amadeus rendez-vous sur : http://www.amadeus.fr