Amadeus Hospitality - Pilotphase mit Amadeus PMS 7.0 in der Hotel-Pyramide erfolgreich abgeschlossen

Vaterstetten, 5. August 2008 - Wer wie Petra Erras bereits seit 30 Jahren in der Hotelbranche tätig ist, der weiß aus eigener Erfahrung, wie stark sich die Ansprüche an die Hotellerie, an Service und Buchungskanäle in diesem Zeitraum verändert haben. Umso erstaunlicher ist es, dass die Geschäftsführerin der auf Events und Kongresse spezialisierten „Hotel-Pyramide“ in Fürth bei Nürnberg sich über ein Systemupdate freuen kann wie eine Schneekönigin: „Die Version 7.0 des Amadeus Hotel Property Management Systems ist ein Geschenk.“ Und Petra Erras weiß, wovon sie spricht, denn  die Hotelchefin und ihr Mann – seit 14 Jahren überzeugte  Amadeus-Kunden (damals noch Hogatex) – hatten  sich ohne Zögern entschlossen,  das Update bei voll besetztem Haus einzuspielen. „Mit der Technologie ist es ein bisschen wie mit einer Ehe. Man muss sich den Partner sorgfältig aussuchen und sich dann blind auf ihn verlassen können, erklärt Erras die mutige  Entscheidung lächelnd. „Partner“ Amadeus enttäuschte das Vertrauen der Pyramide-Geschäftsführer nicht: Die Pilotphase verlief absolut reibungslos!

An Beispielen, in wie vielen Bereichen sich das Arbeiten durch das Update verbessert hat, mangelt es der Hotelchefin nicht – angefangen beim neuen, übersichtlicheren Design, das es vor allem neuen, mit dem Amadeus Hotel PMS noch nicht so vertrauten Mitarbeitern dank der Anlehnung an die Microsoft-Optik erleichtert, sich zurecht zu finden. Viel wichtiger als die weiter verbesserte Bedienerfreundlichkeit ist für Petra Erras und ihren Mann Heribert Erras – sie nutzen neben dem Front Office auch das Sales & Marketing- und das Conference Management Modul aus der PMS Suite - das, was das Update ihnen an neuen Möglichkeiten für das MICE-Geschäft eröffnet. Denn mit 1800 Events pro Jahr, die sich auf insgesamt 25 Kongresssäle verteilen, zählt das in Form einer Pyramide gestaltete Haus zu „den“ Eventlocations in der Metropolregion Nürnberg. „Wir schließen sozusagen die Lücke zwischen Hotel und Stadthalle“, scherzt die Hotelmanagerin. Säle oder auch die Hotelhalle in einen Automobilsalon zu verwandeln – für das Team von Petra Erras kein Problem. Schließlich wurde erst kürzlich für die Veranstaltung eines großen Erdölkonzerns eine Tankstelle in der Lobby aufgebaut.

Ein Event, das eine organisatorische Herausforderung darstellte. Wie so viele andere auch, denn wer so renommierte Kunden und eine derart stattliche Anzahl an Events vorweisen kann wie die Hotel-Pyramide, darf sich kaum Fehler leisten. Kein Wunder also, wenn Petra Erras persönlich sich am meisten über solche Features freut, die das Fehlerpotenzial – etwa bei der Reservierung – verringern und Arbeitsabläufe  optimieren. Ein gutes Beispiel ist für sie die Übernahmefunktion, die es ermöglicht, Daten aus Tabellen fehlerfrei in die Gästedatei zu übernehmen. „Früher“, so Petra Erras, „hat ein Mitarbeiter das von Hand machen müssen und dafür ein paar Stunden gebraucht. Und es hätten sich unter Umständen sogar noch Übernahmefehler eingeschlichen.“ Doch nicht nur bei der Vorbereitung von Events – Räume lassen sich einfach teilen und zusammenfassen und Veranstaltungsserien anlegen – auch und vor allem im direkten Gästekontakt bringt PMS für die Fürther Hotelprofis klare Vorteile: „Ich kann Profile hervorragend dazu nutzen, meinen Gästen einen noch individuelleren, maßgeschneiderten Service zu bieten.“

Fragt man Petra Erras nach den Vorteilen der Version 7.0, dann fallen ihr sofort vier Adjektive ein: schneller, transparenter, effizienter und anwenderfreundlicher. Und so zählt zu den Features, die in der Hotel-Pyramide gern und häufig genutzt werden, auch die mit Hilfe verschiedener Farbfelder übersichtlicher gestaltete Darstellung der bereits für den Check-in vorbereiteten Zimmer. Großer Vorteil: Um auf einen Blick zu sehen, ob ein Zimmer bereits gereinigt und abgenommen wurde, muss nun nicht mehr ins Housekeeping-Programm gewechselt werden. Und auch darüber freut sich das Team von Petra Erras: die Möglichkeit, nach bereits abgelaufenen Veranstaltungen zu suchen und deren Daten für die Organisation neuer Events zu übernehmen. Neu ist außerdem, dass mit Version 7.0 im System nach ungeklärten Rechnungsbeträgen gesucht werden kann. Und Stornos können – die Möglichkeit gibt es allerdings schon länger - auf einer Rechnung wahlweise ein- oder ausgeblendet werden.

Stichwort Stornos: Bei einem Haus, dessen wichtigstes Standbein das Veranstaltungsgeschäft ist, zieht die Absage eines Events meist größere Kreise. Klar, dass Hotelprofi Petra Erras sich da ganz besonders für die Möglichkeit begeistert, Veranstaltungen in Abhängigkeit zu setzen. Großer Vorteil dabei: Wird ein Event abgesagt, fragt das System automatisch nach, ob auch Zimmerbuchungen davon betroffen sind. Auch das ein wichtiger Beitrag zur Belegungsoptimierung, weil Zimmer sofort wieder in den Verkauf gegeben werden können.

„Als Hoteliers müssen wir unser Haus zwar immer selber verkaufen, und natürlich muss vor allem der Service stimmen. Aber Technologie ist für uns eine enorme Unterstützung. Zum einen, weil wir uns besser aufs Geschäft konzentrieren können. Zum anderen, weil sie die Transparenz erhöht und uns hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren, Auslastung und Umsätze zu verbessern und im Gegenzug die Kosten zu reduzieren“, ist Petra Erras überzeugt und setzt daher seit 14 Jahren auf ein System, das sich mit den beständig wachsenden Anforderungen an die Hotellerie weiterentwickelt, dabei kontinuierlich  den Anwenderkomfort erhöht und Kundenwünsche nach Möglichkeit sogar vorwegnimmt.

Und wo sieht Petra Erras weitere Herausforderungen auf die Hotelbranche zukommen? Vor allem im Bereich der Sicherheit, aber auch bei den Buchungen. „Hotels“, davon ist die Expertin überzeugt, „müssen sich immer stärker über das Internet und Online-Vertriebskanäle vermarkten. Ein Zimmer über das Handy zu buchen oder mobil einzuchecken – das wird schon bald Usus sein.“ Doch Veränderungen, das merkt man Petra Erras an, werden in Fürth nicht als Bedrohung, sondern als Chance begriffen. Und weil die Hoteliers aus Leidenschaft schon immer lieber zu den Vorreitern als zu den Nachzüglern gehörten, waren sie auch die idealen Pilotkunden für Version 7.0, die nach abgeschlossenem Testlauf nun auch andere Hotels dabei unterstützen soll, Gästewünsche noch besser zu erfüllen und dem Wettbewerb eine Nasenlänge voraus zu sein.