L'étude d'Amadeus menée auprès des Directeurs Financiers révèle que les gestionnaires de voyages des entreprises doivent trouver un meilleur équilibre entre qualité de service et réduction des coûts.
Une majorité de Directeurs Financiers ne sont pas satisfaits de la manière dont les coûts de déplacements sont gérés actuellement dans leur société. Au-delà des coûts de déplacements directs, les cadres financiers s’intéressent aux avantages générés par les nouvelles technologies de gestion des déplacements, la productivité des salariés et l’excellence du service.
« Cost Control and Beyond », un nouveau rapport publié par le CFO Europe Research Services en collaboration avec Amadeus, principal partenaire des solutions technologiques et de distribution de l’industrie du voyage et du tourisme, a révélé que moins de 40 % des Directeurs Financiers sont satisfaits des niveaux d’économie réalisés par les programmes de gestion des déplacements professionnels au sein de leur société.
Cette étude est le résultat d’une recherche* réalisée auprès des Directeurs Financiers en Europe, aux États-Unis et en Asie-Pacifique dans différents secteurs de l’industrie et comprend une enquête sur leur opinion au niveau de la gestion des déplacements professionnels, un domaine qui, à ce jour, n’a pas été largement exploré. Elle a révélé que, si les Directeurs Financiers analysent clairement les voyages au travers du filtre du contrôle des coûts, la gestion des coûts des déplacements n’a que peu contribué aux programmes généraux de contrôle des coûts des entreprises.
Les Directeurs Financiers considèrent que les gestionnaires des voyages en entreprise devraient mieux équilibrer les notions de qualité de service au niveau des voyages et réduction des coûts, en générant les économies de coûts directs par le biais de négociations avec leur fournisseur et en ayant une vision plus rigoureuse des coûts des déplacements à travers l’ensemble de l’entreprise. Les Directeurs Financiers souhaitent également que leurs équipes de gestion des voyages améliorent la productivité des salariés et l’intégration des systèmes IT de l’entreprise.
Les principales conclusions sont particulièrement pertinentes au regard des incertitudes actuelles liées aux difficultés économiques, où les sociétés s’efforcent de réduire leurs coûts sans pour autant compromettre leurs standards :
Près des deux tiers des Directeurs Financiers interrogés ont cité les outils de réservation en ligne (63 %) et les outils de reporting des dépenses automatisés (66 %) comme ayant un potentiel d’économies de coûts allant de moyen à élevé :
Les Directeurs Financiers souhaitent que les gestionnaires de voyages privilégient la productivité du personnel en économisant le temps des salariés avant le voyage (planification et réservation), pendant les voyages et à leur retour (reporting et réconciliation des dépenses) afin de réduire les coûts indirects d’un voyage ;
71 % des Directeurs Financiers estiment qu’il est très important d’intégrer les technologies de gestion des déplacements aux systèmes de gestion de dépenses, toutefois ils ne sont que 18 % à dire que leur société possède des systèmes fortement intégrés.
L’intégration à d’autres systèmes de l’entreprises tels que la planification des ressources de l’entreprise et les bases de données des ressources humaines est également considérée comme un élément important dans la mission globale de la gestion des coûts de déplacement mais, là encore, la réalisation est à la traîne ;
Trois Directeurs Financiers sur quatre pensent que les gestionnaires des voyages devraient se concentrer sur l’amélioration de la relation clients. La recherche montre que c’est un domaine où les Directeurs Financiers considèrent que les équipes de gestions des voyages ne sont pas suffisamment performantes actuellement. Une vision unique des informations relatives aux voyages au sein de l’entreprise favorisera les négociations avec les fournisseurs et amènera un meilleur soutien de la part des départements financiers en permettant :
1. des conseils en matière d’amélioration de la rentabilité plus fondés sur des faits,
2. un contrôle des coûts plus rigoureux grâce à un suivi des frais de déplacements par projet ou individu,
3. la capacité d’établir des budgets et des prévisions plus efficaces,
Le rapport a également révélé que plus de 50 % des Directeurs Financiers ne sont pas encore totalement convaincus des avantages pour l’entreprise des voyages « verts ».
Commentant le rapport, Frank Palapies, Responsable des Opérations Commerciales Mondiales d’Amadeus, a déclaré : « L’objectif d’Amadeus en commandant ce rapport était de découvrir comment les départements Finances et Gestion des voyages peuvent travailler plus efficacement ensemble et le rôle que la technologie peut jouer à ce niveau. Il semble qu’il y ait encore un décalage entre le fait de maintenir le niveau de service des voyages dans l’entreprise et les efforts de réduction des coûts, mais la technologie peut contribuer à ce rapprochement en fournissant les outils permettant d’augmenter la transparence, l’efficacité et le contrôle des programmes de gestion des voyages. »
Seuls 27 % des personnes ayant répondu à l’enquête considèrent que la relation entre les départements du service voyages de l’entreprise et les Directeurs Financiers sont très efficaces, même si ce sont ces derniers qui prennent, en dernier ressort, les décisions en matière de budget et d’investissement sur les technologies relatives aux déplacements. Toutefois, les gestionnaires des voyages en entreprise peuvent utiliser le rapport comme un guide pratique pour « parler le même langage » que leurs interlocuteurs des départements financiers et leur présenter des dossiers économiques pertinents pour l’investissement dans des programmes de gestion des déplacements avec une bonne combinaison des arguments relatifs aux coûts, aux standards et à la valeur.
Pour télécharger le rapport complet, cliquez ici.
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