Decálogo de recomendaciones para aumentar la adopción de las herramientas de autorreserva
Según un estudio de Amadeus y la Universidad de Cranfield, las empresas pueden ahorrar más de un 25% en los honorarios de las empresas de gestión de viajes y el 9% en el coste medio de los billetes aéreos
Amadeus, líder mundial en soluciones tecnológicas y de distribución para el sector de los viajes y el turismo, y el Business Travel Research Centre de la Universidad inglesa de Cranfield han realizado recientemente un estudio sobre la adopción de las herramientas de gestión de viajes corporativos o de autorreserva, con objeto de orientar a las empresas a optimizar su uso y reducir el gasto en viajes.
Las herramientas de autorreserva pueden ser beneficiosas para las empresas de todos los tamaños. A continuación figura un decálogo de consejos que pueden ayudarlas a aumentar la adopción de dichas herramientas, elaborado a partir de una encuesta en la que participaron más de 400 empresas de Europa, Norteamérica y Asia-Pacífico:
1. El tamaño o la localización de la empresa no influye
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Todas las empresas pueden beneficiarse del uso de una herramienta de autorreserva, con independencia de la ubicación, el tamaño del negocio, el volumen de gasto en viajes o el número de viajes por año. Estos factores no parecen afectar a las tasas de adopción.
2. Desarrollar una política interna de viajes clara
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Uno de los elementos más importantes a la hora de incrementar el uso de herramientas de autorreserva es dar unas directrices claras a los directivos y al departamento de RR.HH. para que se puedan tomar decisiones informadas sobre la gestión de viajes.
3. Exigir el uso de una herramienta de autorreserva
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Las compañías que cumplen el mandato de uso obligatorio mejoran su tasa de adopción desde el 41% hasta el 65%.
4. Animar a los empleados a ser autónomos
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Crear una "mentalidad de autoservicio" en la que los empleados estén más dispuestos a hacer gestiones por Internet. Una estructura desjerarquizada y unas líneas de dependencia más cortas facilitan la adopción, ya que la comunicación informal discurre con más fluidez que los canales formales en las organizaciones jerárquicas.
5. Enriquecer el contenido de viajes disponible en la herramienta para que los usuarios puedan tener acceso a múltiples opciones, incluidos vuelos y tarifas de aerolíneas de bajo coste.
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Los viajeros que se sienten capacitados para tomar las decisiones adecuadas en función de una serie de opciones disponibles usan las herramientas de autorreserva con más entusiasmo.
6. Que el equipo directivo dé ejemplo
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Las empresas cuyos directivos y ejecutivos utilizan las herramientas de autorreserva y predican con el ejemplo suelen registrar las tasas de adopción más altas (casi el 70%).
7. Reducir la burocracia
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La burocracia excesiva puede dificultar la adopción de las herramientas de autorreserva y frenar la velocidad a la que se transmite la información a todas las áreas de la empresa.
8. Prolongar el efecto
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Las mayores tasas de adopción (40%) se consiguen generalmente durante el primer año de implantación de las herramientas de autorreserva, pero después puede resultar difícil aumentarlas. Una vez implantada la solución en la empresa, asegurarse de que la adopción no decaiga incorporando formación al periodo de iniciación a la empresa u ofreciendo «recordatorios».
9. Mantener actualizada la tecnología
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Cuando vayan saliendo al mercado las versiones actualizadas de las soluciones online, buscar funciones y características mejoradas; por ejemplo, el uso de dispositivos portátiles que agilicen y simplifiquen la reserva y aprobación de los viajes.
10. Integrar los sistemas informáticos
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Cada vez más empresas buscan soluciones de autorreserva que se integren totalmente con otros sistemas administrativos, como el software de contabilidad y la gestión documental.
Jerome Destors, Commercial Director de Amadeus e-Travel, señaló: "Los viajes son una de las partidas de gastos más elevados para muchas empresas, por lo que se puede ahorrar mucho tiempo y dinero, además de mejorar la eficiencia, a través de una elevada adopción de las herramientas de autorreserva. Es indudable que muchas empresas tienen oportunidades reales de mejorar la forma en que se utilizan dichas herramientas en toda la organización. Nuestro objetivo en Amadeus es ayudar a las empresas a acercarse a las herramientas de autorreserva para que puedan reservar viajes de forma efectiva y acorde con su estrategia".
Si desea más información acerca del estudio internacional de Amadeus y la Universidad de Cranfield sobre la adopción de las herramientas de autorreserva, visite: http://www.amadeus.com/corporations/cranfield.
