Amadeus Umfrage unter Finanzvorständen ergibt: Travel Manager sollten für ein besseres Gleichgewicht zwischen Servicequalität und Kostenreduzierungen sorgen

·         Die Mehrheit der befragten Chief Financial Officers (CFO) ist unzufrieden darüber, wie in ihrem Unternehmen mit Reisekosten umgegangen wird

·         Finanzmanager nehmen über die direkten Reisekosten hinaus auch andere Faktoren in Augenschein – zugunsten neuer Reisetechnologien sowie von Mitarbeiterproduktivität und Servicequalität

Madrid, 23. Oktober 2008: „Cost Control and Beyond“, eine neue, von CFO Europe Research Services in Zusammenarbeit mit Amadeus herausgegebene Studie, hat ergeben, dass weniger als 40 Prozent der Finanzvorstände (CFOs) mit den durch ihr unternehmenseigenes Travel Management erzielten Kosteneinsparungen zufrieden sind. 

Die Studie* ist das Ergebnis einer Umfrage bei CFOs aus verschiedenen Branchen in Europa, den USA und der Region Asien/Pazifik. Sie untersucht die Frage, welche Perspektive die CFOs im unternehmenseigenen Travel Management sehen – einem bislang nicht besonders gut erforschten Bereich. Dabei ergab die Studie, dass das Management von Reisekosten – obwohl die Finanzvorstände Reiseausgaben stets mit dem Fokus auf Kostenkontrolle betrachten – bislang erst einen minimalen Beitrag zu den übergeordneten Kostenkontrollmaßnahmen eines Unternehmens geleistet hat.

Die Corporate Financial Officers sind dabei der Ansicht, dass die Travel Manager in ihren Unternehmen für ein besseres Gleichgewicht zwischen Kostenreduzierungen und Servicequalität sorgen sollten, indem sie direkte Kosteneinsparungen mit Hilfe verbesserter Leistungsträger-Verträge sowie einem strengeren Blick für Reiseausgaben innerhalb des gesamten Unternehmens erzielen. Darüber hinaus erwarten die CFOs von ihren Travel-Management-Teams eine stärkere Konzentration auf die Mitarbeiterproduktivität sowie auf integrierte Geschäftsreise-IT-Systeme.

Die Ergebnisse der Studie sind von enormer Bedeutung – besonders vor dem Hintergrund der derzeitigen wirtschaftlichen Unsicherheit und der Tatsache, dass Unternehmen versuchen, Kosten zu reduzieren, ohne dadurch Kompromisse bei den Standards zu machen:

• Annähernd zwei Drittel der befragten Finanzexperten schätzen das Kosteneinsparpotenzial von Online-Buchungstools (63 Prozent) und automatisierten Reporting Tools (66 Prozent) als mittel oder sehr hoch ein.

• CFOs erwarten von Travel Managern, die Mitarbeiterproduktivität in den Vordergrund zu stellen, indem die Angestellten wertvolle Zeit vor der Reise (Planung und Buchung), während und nach der Reise (Ausgaben-Reporting und -Erstattung) sparen, um so die indirekten Reisekosten zu senken.

• 71 Prozent der Finanzvorstände glauben, dass es sehr wichtig ist, Reisetechnologien und Systeme für das Ausgabemanagement ineinander zu integrieren. Dabei gaben nur 18 Prozent an, dass ihre Unternehmen die Systeme tatsächlich in hohem Maße integriert haben. Weiterhin wird im Rahmen einer übergreifenden Reisekostenkontrolle die Integration mit anderen Systemen wie beispielsweise Enterprise Resource Planning und Human-Resource-Datenbanken als äußerst wichtig erachtet. Trotzdem hinkt auch hier die Umsetzung in vielen Unternehmen noch hinterher.

• Drei von vier CFOs finden, dass sich Travel Manager darauf konzentrieren sollten, die Beziehungen zu den Leistungsträgern auszubauen. Ein Bereich, so ein Ergebnis der Studie, in dem die Finanzexperten davon ausgehen, dass die Reise-Teams nicht die geforderte Leistung erbringen. Einheitliche Informationen über das gesamte Geschäft hinweg erhöhen den Einfluss auf diese Anbieter und finden zusätzlich Anklang in den Finanzabteilungen, weil dadurch folgendes möglich wird:

• verbesserte Profitabilität auf Basis von Fakten belegbar
• stärkere Kostenkontrolle durch die Möglichkeit, Reiseausgaben
  nach Projekt oder Mitarbeiter aufzusplitten
• genauere Budgets und Vorhersagen

• Zudem fand die Studie heraus, dass mehr als 50 Prozent der CFOs noch immer nicht vollständig von den Vorteilen ökologisch verträglichen Reisens überzeugt sind.

Frank Palapies, Head of Global Commercial Operations bei Amadeus, zu der Studie: „Als Amadeus diese Studie in Auftrag gab, war es unser Ziel, herauszufinden, wie die Travel-Management- und Finanzabteilungen von Unternehmen erfolgreicher miteinander arbeiten können und welche Rolle Technologie dabei spielen kann. Es hat den Anschein, dass in Unternehmen immer noch eine Diskrepanz herrscht zwischen dem Anspruch, Servicequalität zu bieten und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren. Hier kann Technologie helfen, indem sie Tools und Lösungen zur Verfügung stellt, die die Transparenz, Leistungsfähigkeit und Kontrolle des Travel Managements erhöhen.“

Nur 27 Prozent der Teilnehmer an der Studie fanden die Beziehung zwischen unternehmenseigenen Reisestellen und den Finanzvorständen sehr effizient, obwohl letztlich die CFOs die Entscheidung über Reisebudgets und die Investition in Reisetechnologien treffen. Die Studie ist als Argumentationshilfe für Travel Manager gedacht. Sie bietet einen sinnvollen Mix aus Kosten-, Standard- und Wertschöpfungsargumenten und erleichtert es Travel Managern so, in der Sprache von Finanzexperten mit den Finanzabteilungen ihrer Unternehmen zu sprechen und ihnen gute Beispiele für Travel-Management-Investitionen zu präsentieren.

Die komplette Studie ist über das Internet abrufbar unter www.amadeus.com/corporations/CFOWP

* Über die Studie:

Die Studie wurde – zusammen mit Amadeus – im Juli 2008 von der “CFO Europe Research Services”, einer Abteilung der “CFO Publishing” und Teil von “The Economist Group”, durchgeführt. Für die Studie wurden Senior Finance Executives über ihre Meinung zum Travel Management befragt.

Die Studie basiert auf den Ergebnissen einer Online-Umfrage unter mehr als 120 Senior Finance Executives in Europa (50%), in Asien (25%) und den USA (25%) sowie auf Interviews, die mit Managern folgender Unternehmen geführt wurden:

• Affinity Insurance Services (Aon)

• eBuilder

• Logica

• McCann World Group

• Sightsavers International

• Swiss Re

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